email info@trimitramulti.com telp +62 21-29416195 wa +62811-109842

Advertising | Exhibition Contractor | Event Organizer

trimitramulti.com

Artikel

CORPORATE EVENTS (3)
Kamis, 4 Februari 2016 | 08:51
Pengirim : admin - Dibaca : 545 Kali

Tercatat lebih dari 20 jenis corporate (and organization purpose) events yang saat ini berkembang dengan pesat. Beberapa di antaranya juga dikenal di dalam kelompok event lainnya, mis. corporate in-house seminar yang juga mirip dengan seminarlainnya, pameran tunggal perusahaan yang menggunakan dasar dasar penyelenggaraan sebuah pameran, corporate religious event yang juga tercatat di dalam kelompok social events, sebuah MUNAS atau RAKERNAS yang mempergunakan dasar-dasar penyelenggaraan conference/conventions dst.

Atau beberapa single corporate event yang berkolaborasi menjadi sebuah multi corporate event (ada seminar-nya, ada press conference-nya, ada pameran tunggal-nya, ada donor darah-nya dst.)

Hampir semua corporate events dapat digolongkan ke non-commercial events. Biasanya perusahaan / organisasi sudah mencadangkan / mengalokasikan sejumlah anggaran tahunan untuk keperluan tsb. Sehingga pihak penyelenggara/pelaksana dalam menyusun anggaran agak sulit mengajukannya dalam format A-ke-Z, dan harus menghitungnya dengan format Z-ke-A (hitung mundur berdasarkan ketersediaan dana). Beberapa corporate event masih bisa didukung oleh keberadaan sponsor, sepanjang tidak berbenturan dengan budaya perusahaan dan kebijakan perusahaan pemilik event tsb (host of the event).

Tantangan lain yang dihadapi oleh pihak penyelenggara/pelaksana adalah apabila corporate event itu juga mempunyai tujuan charity. Maka penyusunan anggaran akan semakin pelik dan diperlukan kehati-hatian yang tinggi.

penyelenggaraan/pelaksanaan sebuah corporate event sangat tergantung pada corporate policy & culture. Hal yang sama juga dirasakan di event suntuk keperluan organisasi. Sangat berbeda dengan tingkat kesulitan di commercial events yang mencermati keseimbangan antara revenue dan expenditure penyelenggaraan event tsb.

SHAREHOLDER MEETING – juga dikenal dengan istilah RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham). Istilah ini lebih melekat pada perusahaan yang sudah go-public (sudah berstatus Terbuka – Tbk). Dalam kondisi tertentu malah, ada RUPST (tertutup) dan RUPSLB (luar biasa). Bagi perusahaan yang belum Tbk, rapat pemegang saham (pemilik) biasanya berlangsung tertutup dan dibatasi hanya untuk yang berkepentingan saja. Sementara di RUPS perusahaan-perusahaan Tbk, acara dilangsungkan secara terbuka (kecuali RUPST dan RUPSLB), dihadiri oleh semua pemilik saham, bahkan diliput oleh media/pers.

Tingkat kesulitannyapun berbeda. RUPS perusahaan Tbk memerlukan persiapan yang sangat cermat, proses pelaporan dan perijinan (di Indonesia melibatkan Kementerian Keuangan, BAPEPAM, akuntan publik dlsb.) Di Jakarta ada beberapa EO yang sangat menguasai prosedur ini dan mereka kebanyakan hanya berbisnis di kalangan perusahaan Tbk, BAPEPAM, Kementerian Keuangan dll (spesialisasi). Beberapa perusahaan periklanan bahkan sudah memiliki kemampuan yang baik untuk menangani pekerjaan ini bagi keperluan klien mereka. Frekuensinya tahunan (kecuali dalam keadaan tertentu/emergency situation). Penguasaan prosedur RUPS berdasarkan ketentuan2 yang berlaku (bisa ditanyakan ke Kementerian Keuangan, BAPEPAM dll.) dan sekaligus harus mempunyai tenaga ahlinya, yang menjadi Project Coordinatorsaat pelaksanaan event. Persiapannya mungkin akan lebih baik kalau sudah dimulai beberapa bulan sebelumnya.

Di sebuah organisasi, tidak ada RUPS. Yang mirip dengannya adalah sebuah pertemuan tingkat pimpinan (atau founder) yang akan mengambil keputusan tentang kebijakan organisasi … Musyawarah Nasional (MUNAS), Musyawarah Besar (MUBES), Kongres, Rapat Pimpinan Nasional (RAPIMNAS) atau RAKERNAS (Rapat Kerja Nasional) dan sejenisnya.

Di lembaga atau institusi Pemerintah, RUPS hanya terjadi di kalangan BUMN/BUMD, termasuk Rapat Dewan Komisaris. Lembaga/institusi yang bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan Negara/Pemerintahan (Presiden, kepala negara), biasanya mempunyai pertemuan dengan para pejabat terkait. Tingkat kesulitannya mirip, apalagi kalau sudah melibatkan pejabat pemerintah pusat/daerah. Baik dalam hal birokrasi, penyusunan acara, prosedur protokol yang tidak bisa dihindari, keterbatasan anggaran yang tersedia dan faktor keamanan (simak Event Risk Management).

Organisasi yang tidak mempunyai fasilitas ruang pertemuan besar (di kantor mereka) biasanya memilih venue yang netral dan independent seperti hotel berbintang atau convention center yang memenuhi syarat. Sementara lembaga/institusi pemerintah biasanya sudah dilengkapi dengan ruangan untuk keperluan ini di kantor pusat mereka.

BOARD MEETING– mirip dengan RUPS, rapat dewan direksi di kalangan perusahaan Tbk tingkat kesulitannya lebih tinggi dibandingkan dengan di perusahaan non Tbk. Meskipun skalanya dan jumlah orang yang terlibat lebih kecil, tetapi perencanaan, kesiapan, pengadaan materi dan ketelitian tetap menuntut kecermatan kerja profesional.

Board Meeting biasanya masih diselenggarakan sendiri oleh perusahaan. Biasanya sektor yang terlibat adalah Corporate Secretary, Biro Hukum, kadang kala Public Relations, bagian keuangan (sudah pasti!), dan General Affair. Penyusunan agenda rapat, pemeriksaan perlengkapan rapat termasuk kondisi ruangan atau venue yang akan dipergunakan, sistem pembuatan notulen/risalah rapat/Minutes-of-Meeting (ada yang manual dan ada yang direkam), jeda dan makan siang/malam, kesemuanya adalah elemen penyelenggaraan yang perlu mendapat perhatian seksama dan cermat.

Di organisasi, lembaga dan institusi pemerintah, prosesnya mirip dengan RUPS tersebut di atas. Hanya saja mungkin pejabat yang hadir tidak dalam posisi setinggi sebelumnya. Di BUMN/BUMD (State Owned Companies),Rapat Dewan Direksi diatur oleh ketentuan yang baku, sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang ada.

Di forum ASEAN kita mengenal Summit Meeting (KTT) yang dihadiri oleh para kepala negara/kepala pemerintahan, lalu didahului oleh Ministerial Meeting yang dihadiri oleh para Menteri Luar Negeri dan diawali dengan Senior Officers Meeting yang diikuti oleh para Direktur Jenderal dan setingkat mereka.

ANNUAL MEETING– populer dengan istilah RKT (rapat kerja Tahunan). Biasanya dengan berbagai alasan seperti kebisingan, rutinitas atau gangguan telepon dan tamu dll, pertemuan antar bagian di sebuah perusahaan dalam kurun waktu sekali setahun ini diselenggarakan di luar kota. Sebuah lokasi yang memiliki fasilitas pertemuan (tidak harus meeting room, karena kadangkala suasana pertemuan dibuat tidak resmi), fasilitas penginapan dan fasilitas kegiatan outdoor (kolam renang, lapangan) sudah cukup memadai. Banyak perusahaan dari Jakarta yang memanfaatkan berbagai fasilitas di kawasan Puncak-Cipanas dan sekitarnya, Bogor atau bahkan ke kawasan Anyer sebagai pilihan lokasi.

Yang menjadi tantangan bagi penyelenggara RKT adalah:

  • Pengaturan penginapan bagi jumlah peserta yang (biasanya) tidak sedikit – jumlah kamar, siapa tidur dengan siapa dlsb.
  • Pengaturan transportasi menuju ke lokasi maupun transportasi kembali (terutama kalau lokasi RKT berada cukup jauh dari kota asal)
  • Pengaturan jadwal kegiatan dan ketaatan maupun kepatuhan peserta terhadap jadwal tersebut, baik kegiatan inti (RKT itu sendiri) maupun acara tambahan (hiburan, outing kecil-kecil an, sambung rasa antara manajemen puncak dan staf) – ini memerlukan kreativitas yang baik
  • Menyusun menu harian selama berada di lokasi, terutama kalau RKT berlangsung lebih dari 2 hari (ada RKT yang memerlukan 3 hari)
  • Pengaturan peralatan yang diperlukan, terutama kalau sudah harus 
  • menggunakan berbagai peralatan elektronik maupun IT.

Yang sangat harus disadari oleh penyelenggara (baik oleh internal maupun apabila dikerjakan oleh EO/eksternal) adalah kepentingan corporate policy & culture, end-target/end-result, objective/goals dari RKT tsb, keseimbangan antara meeting-pressure (RKT kadangkala bisa dimulai jam 7-8 pagi sampai jauh tengah malam) dengan pleasure maupun entertaining occasion, upaya menghindari kesenjangan hospitality antara pimpinan dan staf yang terlampau berkelebihan, dan tentunya ……… besar anggaran yang tersedia atau yang bisa dialokasikan oleh perusahaan. Survey lokasi, penyampaian paparan (presentation) rencana susunan acara maupun mekanisme pelaksanaan, harus dibuat sebaik mungkin dan (bahkan) serinci mungkin. Persiapannya membutuhkan waktu yang cukup panjang agar bisa melengkapi semua aspek kebutuhan dengan benar. Makin terperinci, makin cukup waktu yang tersedia, makin mudah menyusun anggaran!

Organisasi dan lembaga/institusi juga mengenal Rapat Kerja Tahunan. Biasanya di RKT konten pertemuan lebih membahas soal pelaksanaan kebijakan yang sudah ditetapkan oleh pertemuan tingkat tinggi.

Mendatang ... DEALERS / DISTRIBUTOR MEETING ……  2D3DCOMM

Artikel lainnya