email info@trimitramulti.com telp +62 21-29416195 wa +62811-109842

Advertising | Exhibition Contractor | Event Organizer

trimitramulti.com

Artikel

CORPORATE EVENTS (2)
Rabu, 27 Januari 2016 | 09:42
Pengirim : admin - Dibaca : 778 Kali

Sebaiknya kita pilah terlebih dahulu event apa saja yang akan diselenggarakan setahun mendatang. Biasanya ada event yang hanya terkait pada kepentingan internal. Tetapi ada juga event yang terkait pada eksternal, maupun keduanya sekaligus.

RUPS sebuah perusahaan yang belum go-public tentunya bersifat internal. Sangat berbeda dengan RUPS perusahaan yang sudah go-public(Tbk), maka RUPS tersebut akan melibatkan kepentingan internal dan eksternal sekaligus.

Press Conferencedan product launching, keduanya sangat bersifat eksternal. Tetapi sebuah perayaan corporate anniversary bisa berwajah dua – internal (karena evaluative) dan eksternal (karena special).

Event yang menuntut kerja keras, keketatan jadual kerja, personil yang mahir, jaringan dengan pihak ketiga yang luas (pemasok, supplier, vendordll.), jumlah staf yang tidak kecil, pengalaman yang baik ……… tentunya lebih baik diserahkan dan dipercayakan penyelenggaraannya kepada sebuah EO profesional (asal sesuai dengan spesialisasinya). Tetapi event sederhana seperti employee gathering yang hanya melibatkan 30 karyawan, cukup dikerjakan sendiri saja – kalau tidak punya bagian yang khusus menanganinya, bisa saja dibuat sebuah panitia tidak tetap (ad-hoc)untuk melaksanakannya.

Perusahaan/organisasi sebaiknya sudah merencanakan hal ini di tahun sebelum tahun penyelenggaraannya – sedini mungkin. Karena untuk beberapa jenis  event yang rumit, diperlukan waktu yang cukup untuk menyusun persiapannya (pre-event period). Tidak hanya karena kebutuhan terhadap keberadaan pihak terkait, tetapi juga untuk menyusun sebuah rencana kerja yang teliti dan cermat (tidak asal-asalan). Pemesanan tempat (venue) tidak bisa tiba-tiba. Mengundang seorang MC terkenal tidak bisa sembarang waktu – ybs juga harus memenuhi jadwal kerjanya sendiri. Ini hanya beberapa contoh. Untuk corporate event berskala menengah ke atas, persiapan selama 8-14 bulan sebelumnya dirasakan sudah cukup ideal.

Setiap event mempunyai target audience yang tidak selalu sama. Sebuah press conference yang terencana dengan baik, akan sangat teliti memilih media yang diundang, agar sesuai dengan target audience yang diinginkan (dijadikan sasaran sebagai penerima informasi). Press conferencesebuah product launching memerlukan ketelitian yang cermat, supaya product promotion messagenya sampai kepada penerima yang tepat.

Target audience (khalayak sasaran) mempengaruhi peran sebuah event dan berdampak pada tujuan event tersebut serta bagaimana elemen budaya perusahaan akan diposisikan dalam event. Bagi EO profesional yang mengerjakan event tersebut, akan sangat berguna apabila mengetahui secara jelas khalayak sasaran yang dijadikan tujuan utama event tersebut. Untuk setiap target audienceyang berbeda, diperlukan kreativitas konsep yang tidak sama.

Dengan demikian sebuah konsep event yang sukses di perusahaan A belum tentu sukses di perusahaan B. Keduanya tidak memiliki budaya perusahaan yang sama, belum tentu memiliki target audience yang sama, tidak memiliki sifat-sifat event yang sama dlsb. untuk itu dibutuhkan kreativitas yang berbeda, meskipun kedua perusahaan tersebut sama-sama memerlukan jenis event yang sama. Contohnya, product launching perfumebuatan domestik tidak sama kreativitasnya dengan perfumebuatan luar negeri.

Di era 80-90an, keperluan penyelenggaraan corporate event pada umumnya masih didominasi oleh kalangan advertising agencies. Mengapa? Karena mereka sudah faham betul budaya perusahaan klien mereka, melalui kerja sama di bidang promosi dan periklanan. Mereka faham betul semua sifat-sifat, kebijakan,struktur perusahaan, dan itulah yang paling membekali mereka untuk mampu memenuhi harapan perusahaan dalam pelaksanaan sebuah corporate event. Lagipula beberapa corporate event juga memerlukan dukungan promosi dan periklanan, mis. product launching, press conference, corporate anniversaries dll.

Selewat akhir 90an, ketika bisnis EO mulai tumbuh “bagaikan jamur di musim hujan”, maka beberapa EO mulai berani memasuki bisnis penyelenggaraan corporate event. Modal utama mereka waktu itu a.l. jaringan pertemanan yang akrab, biaya pelaksanaan yang lebih murah dan kreativitas yang lebih modern (… dan berani), atraktif dan kadangkala lebih agresif.

Tetapi sebagaimana kelaziman bisnis yang terjadi, maka dari waktu ke waktu kita bisa menyimak EO mana yang terus mampu bertahan (eksis) dan mana yang kemudian hilang tenggelam. Kalau kita ingat beberapa faktor penentu yang mampu membuat sebuah perusahaan EO tetap survive (terperinci di BASIC EVENT MANAGEMENT), maka EO yang masih eksis saat ini di penyelenggaraan corporate eventtidak banyak lagi. Bahkan beberapa advertising agency malah membuat anak perusahaan EO guna bersaing dan mempertahankan eksistensi klien mereka. Atau beberapa perusahaan/organisasi besar malah membuat EO sendiri (atau sebuah bagian yang bekerja sebagaimana layaknya sebuah EO) dengan prioritas kerja untuk keperluan perusahaan/organisasi, dan kadangkala menerima pesanan kerja dari mitra perusahaan.

Persaingan bisnis berjalan terus. Tetapi di balik itu semua, KREATIVITAS dan KOMITMEN tetap harus dipertahankan apabila mau tetap eksis di bisnis ini.

Konsep tentang perencanaan dasar dan siklus hidup sebuah event project merupakan hal yang penting untuk diperhatikan oleh para praktisi event management, khususnya corporate events.

Tidak seperti manajemen administratif, maka project management diharapkan menguasai aspek-aspek perencanaan, penganggaran, program dan proses pengembangannya. Sama seperti sebuah project, maka sebuah corporate event juga harus menjalani siklus yang sama. Contohnya, sejumlah  event sangat terkait dengan anggarannya. Pada umumnya para penyelenggara harus jeli dan taktis dalam mengatur siasat agar anggaran (dan ketersediaannya) tidak banyak mempengaruhi tujuan penyelenggaraan sebuah corporate event dan tujuan perusahaan menyelenggarakannya. Proses pengembangan harus dihadapi dengan strategi yang tepat. Perubahan (selama bukan perubahan pada tujuan penyelenggaraan dan melanggar budaya perusahaan) bisa diterima (ditolerir), agar tujuan tetap terjaga. Seringkali ada perubahan yang harus diterima kenyataannya, mempertimbangkan aspek-aspek yang muncul.

Beragam ide yang muncul di awal perencanaan perlu diakomodir dengan kedewasaan dalam penerimaan yang tulus terhadap ide tersebut. Tidak perlu disela dengan tanggapan-tanggapan yang memojokkan terlebih dahulu. Di Basic Event Management bagian ini adalah bagian awal sebuah proses terjadinya sebuah event.

Tentunya tidak salah apabila kemudian ada pertanyaan: Apakah ide ini mungkin untuk dilaksanakan? Jawabannya dikembalikan kepada konsep itu, dan yang mungkin masih perlu dikembangkan lebih lanjut. Jika konsep sudah dianggap layak untuk dilaksanakan, maka kegiatan perencanaan dapat segera dimulai. Ini bukanlah sebuah model lineardan mekanis. Selama proses perencanaan, mungkin akan muncul sejumlah peluang atau resiko sehingga konsep awal corporate event tsb perlu dimodifikasi. Dan harus pula difahami, bahwa sebuah resiko akan selalu (tetap) ada dari setiap langkah yang diambil. Ini berarti bahwa rencana/konsep sebuah corporate eventa dalah sebuah dokumen yang tidak statis. Sebagaimana diketahui dan dijelaskan di Basic Event Management, setelah Term-of-Reference selesai, maka akan ada proses penyempurnaan / perbaikan / perubahan sebelum menjadi sebuah Preliminary Proposal. Dan begitu pula selanjutnya ketika akan menuju ke Final Proposal.

Satu hal yang pasti adalah bahwa dalam sebuah rencana corporate event akan selalu ada perubahan. Perubahan apapun yang terjadi, event berlangsung dalam batasan/koridor yang ditetapkan oleh klien – budaya perusahaan, tujuan penyelenggaraan, target audience, dlsb.

Mengapa project management begitu erat hubungannya dengan corporate event management? Coba simak 6 karakteristik berikut ini, lalu hubungkan dengan sebuah corporate event.

  • Proyek berbasis waktu, setiap aspek dari sebuah proyek selalu mempunyai hambatan/tantangan soal waktu;
  • Proyek adalah unik dan mencakup penggunaan sumber daya baru serta mengggunakan sumber daya standar dalam sebuah kombinasi baru;
  • Proyek mempunyai tanggal mulai dan selesai;
  • Proyek mencakup ketidaklaziman yang dapat dipertimbangkan dan kemungkinan resiko yang tak terduga;
  • Tingkat kegiatan proyek selalu berbeda, berdasarkan lamanya proyek berjalan;
  • Proyek merupakan sebuah sistem yang dinamis dan menjadi sasaran perubahan, dengan memanfaatkan sumber-sumber internal maupun eksternal.

Sudah bisa ditemukan kolom parallelkeduanya? Antara sebuah proyek dan sebuah corporate event?

Mari kita lengkapi informasi ini dengan yang berikut:

  • konsep utama dari sebuah basic plandan life cycle corporate event management adalah pertimbangan yang diperlukan untuk seorang corporate event planner;
  • basic plan creativity memungkinkan corporate event planner untuk mengenali dan mengontrol berbagai perubahan yang terjadi;
  • corporate event planadalah alat komunikasi dan project database yang menjadi pedoman untuk mengukur perjalanan sebuah event;
  • menanggapi (response)perubahan dan membuat keputusan yang dinamis adalah faktor penentu keberhasilan dalam corporate event management;
  • event management organization mengembangkan apa yang harus dilengkapi dan mendistribusikannya ke unit-unit yang dikelolanya, menugaskan sumber daya yang ada atau yang baru dan menjadwalkan unit kerja secara efisien;
  • accountable & systematic approach sangat dibutuhkan di corporate event management, karena faktor ukuran, tingkat kesulitan/kerumitan, keuangan, tanggung jawab, resiko, aturan, budaya dll;
  • project management yang diterapkan pada corporate event management menerapkan pola kerja sebuah teamwork yang solid, cooperative, flexible, accountable, controllable, balance, full of individual skill, professionalism dll;
  • sebuah contact-sheetatau client-request-sheetakan sering membantu seluruh teamuntuk memahami tujuan corporate event tersebut dan keinginan klien (perusahaan);
  • semakin dekat dengan D-Day(Hari-H), volume, durationdan frequency pekerjaan bisa semakin ditingkatkan, disesuaikan dengan kebutuhan yang mengacu pada jadwal kerja yang sudah disepakati (scope creep action);
  • batasan waktu (deadline)untuk setiap tugas harus diperkirakan dan dipantau terus menerus. Milestone merupakan kelengkapan dari suatu tugas yang penting;
  • tidak ada Superman, jadi biasakanlah menyusun struktur pembagian kerja yang terurai ke unit-unit kerja yang lebih kecil, sehingga mudah diawasi jalannya dan dipantau langkahnya – tetapi ini bukan berarti bahwa sebuah corporate event organizationharus besar dan meluas kemana-mana;
  • manfaatkan seluruh dan segala macam alat bantu, baik yang berbentuk sebagai hardware (peralatan, perlengkapan, grafik, diagram, lembar isian dll.) maupun software(skill, aplikasi, sistem, metode dll.).

Di lain kesempatan kita akan membahas beberapa corporate event lebih mendalam dan terperinci.  2D3DCOMM

 

 

Artikel lainnya