email info@trimitramulti.com telp +62 21-29416195 wa +62811-109842

Advertising | Exhibition Contractor | Event Organizer

trimitramulti.com

Artikel

CORPORATE ANNIVERSARY
Kamis, 3 Maret 2016 | 14:34
Pengirim : admin - Dibaca : 1283 Kali

Multi event – dari Official Ceremony, Social Occasionsampai Gala Dinner dll.

Memperingati suatu pencapaian adalah kelaziman kehidupan manusia, termasuk tentunya pencapaian pertambahan usia. Baik bagi individu perorangan, apalagi bagi sebuah perusahaan, adalah suatu pencapaian yang layak diperingati. Pencapaian pertambahan usia, bagi sebuah perusahaan, bisa dianggap sebagai sebuah prestasi. Prestasi karena kemampuannya bertahan menghadapi berbagai gelombang pasang surut dunia usaha, baik dari luar maupun dari dalam perusahaan.

Di Indonesia, peringatan seperti ini bisa bertubi-tubi. Setahun, tiga tahun (triwarsa), lima tahun (pancawarsa), delapan tahun (sewindu), sepuluh tahun (dasawarsa)dst. Sementara itu dengan format kebudayaan Barat, mungkin yang populer adalah 25 tahun (silver anniversary)dan 50 tahun (golden anniversary).

Beberapa perusahaan merayakan HUT atau HARLAH mereka dengan pola yang terencana. Di tahun pertama dirayakan sebagai ungkapan syukur. Di tahun-tahun berikutnya secara sederhana, kecuali pada tahun-tahun tertentu, mis. ke-5, ke-8, ke-10 dst. Hal ini juga terjadi di kalangan lembaga pendidikan yang merayakan DIES NATALIS mereka.

Bagi perusahaan yang ingin merencanakan peringatan ini secara terencana, memang disarankan untuk mempertimbangkan beberapa faktor yang ada, antara lain:

  1. PERINGATAN KEBERAPA. Ini sangat menentukan. Perusahaan harus menentukan peringatan keberapa yang akan dirayakan secara khusus (atau meriah). Karena untuk keperluan tersebut dibutuhkan perencanaan yang cukup lama, teliti, terperinci dan seksama (serta anggaran yang kadangkala tidak kecil).
  2. SINGLE ATAU MULTI-EVENT. Perusahaan juga harus menentukan peringatan tersebut akan dirayakan hanya untuk satu keperluan atau lebih. Sebuah single-event memang lebih mudah, tetapi enerji yang dikeluarkan antara single-event dan multi-event praktis hampir sama. Mungkin yang terasa berbeda adalah besar anggarannya. Pada peringatan tertentu mungkin memang lebih tepat multi-event, misalnya peringatan ke-10 (dasawarsa)atau bahkan ke-25 dst. Ada acara khusus peringatan ulang tahun perusahaan, ada bakti sosial, ada penyerahan penghargaan bagi karyawan berdasarkan kriteria tertentu, ada pameran produk sekaligus pertemuan dengan distributor (distrubutors/dealers meeting), ada gala-dinner dll. 
  3. KHALAYAK SASARAN (target audience). Harus ada ketetapan siapa yang akan menghadiri acara ini (siapa yang diundang). Apakah hanya untuk internal-public (pemegang saham, direksi, karyawan dan keluarga masing-masing). Atau termasuk pihak luar (external-public), mis. supplier, vendor, distributor, agent, business partners, dll. Faktor ini akan mempengaruhi beberapa aspek, mis. pemilihan venue, susunan acara, termasuk besar anggaran dll.
  4. DURASI PERINGATAN. Mau berapa hari peringatan diselenggarakan? Acara peringatan yang cuma sehari pun harus dipersiapkan jauh hari sebelumnya. Penyelenggaraan multi-event mungkin membutuhkan beberapa hari penyelenggaraannya, tetapi praktis persiapannya (pre-event) dibandingkan dengan single-event sama saja. Penentuan tanggal dan hari acara harus dipertimbangkan dengan seksama. Jangan sampai mengganggu rutinitas perusahaan (apalagi kalau pabrik).
  5. FORMAT PERINGATAN. Atau format event apa saja yang akan diselenggarakan. Ini sangat terkait dengan persiapan, konsep acara, khalayak sasaran, venue, dan ujung-ujungnya .... anggaran!
  6. TEMPAT PENYELENGGARAAN ACARA (venue). Sebuah venue dipilih (dan kemudian ditetapkan) sesuai dengan kebutuhan (kapasitas), kemampuan (anggaran), lokasi (akses), fasilitas (operasional) dll. Jadi pemilihan venue akan sangat terpengaruh dan berpengaruh pada faktor lainnya.
  7. SUSUNAN ACARA. Ini akan sangat tergantung pada konsep awal rencana penyelenggaraan acara peringatan. Ada perusahaan yang cenderung menyelenggarakan acara seperti ini hanya untuk karyawannya saja dan tidak berformat resmi. Beberapa perusahaan mengadakannya di luar kota selama 2 hari dengan suasana santai dan rileks,dan dengan susunan acara yang bertema hiburan. Tetapi ada juga perusahaan yang merayakannya secara resmi, bahkan mengundang beberapa pejabat negara terkait.
  8. PUBLIKASI. Bagi perusahaan, berbagi kegembiraan dan kebahagiaan karena mencapai usia yang diisi dengan prestasi merupakan salah satu cara untuk merayakannya. Dan salah satu cara berbagi yang tepat sasaran adalah mempublikasikannya melalui media ConGAd (Collective Greeting Adsatau congratulation ads). Media ini mampu menyatukan berbagai pihak ke dalam sebuah kolaborasi kemitraan – pemasok/vendor/supplier, mitra bisnis, distributor/dealers, agen penjualan, perusahaan periklanan, media terkait dlsb.
  9. ANGGARAN. Ini adalah salah satu faktor penentu. Selalu harus memperoleh perhatian yang seksama dan penuh ketelitian. Meskipun demikian juga harus disadari bahwa tidak semua event yang berhasil memerlukan anggaran yang besar. Kreativitas menjadi faktor penentu.

Faktor-faktor tersebut di atas hanyalah sebagian dari berbagai faktor yang selalu harus menjadi pertimbangan ketika perusahaan akan menyelenggarakan acara peringatan mereka.

Corporate Anniversary– apapun formatnya; official ceremony, gathering party, gala dinner, dlsb. – merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang dinanti-nanti oleh segenap karyawan, direksi dan pemilik. Oleh sebab itu, keseluruhan konsep penyelenggaraannya haruslah ditata dengan baik dan teliti.

Hanya penyelenggara yang terlatih dan berpengalaman sajalah yang mampu melaksanakannya.  2D3DCOMM

 

 

Artikel lainnya